Eesti tarkvaraettevõte Scoro ja värbamisagentuur TalentHub on andnud tõuke neljapäevase töönädala trendile, mis on muutumas üha populaarsemaks.
Viimase kahe aasta jooksul on mõlemad ettevõtted läbinud märkimisväärse muudatuse oma töökorralduses, minnes üle neljapäevasele töönädalale, et tõsta töötajate heaolu ja produktiivsust.
Antud artiklis jagavad Scoro personalijuht Annika Albert ja TalentHubi kaasasutaja Reet Kaurit ettevõtete kogemust.
Uurime, kuidas neljapäevane töönädal on Scoro ja TalentHubi töökorraldust ning produktiivsust mõjutanud. Lisaks küsime, kas ja kuidas see uuenduslik lähenemine on aidanud ettevõtetel meelitada uusi töötajaid ja hoida olemasolevat talenti.
Scoro üks eesmärkidest on olla inspiratsiooniks teistele ettevõtetele, kes kaaluvad neljapäevase töönädala juurutamist. Kui palju tagasisidet olete selles osas saanud?
Annika: Olen rääkinud mitmekümne ettevõttega, mille hulka kuuluvad nii Eesti firmad, rahvusvahelised ettevõtted, kui ka riiklikud institutsioonid. Tagasiside on olnud positiivne ja inimesed on tänulikud, et me jagame praktilisi kogemusi. Oleme inspiratsiooniks mitte ainult Scoro blogi vahendusel, kus jagame avalikult enda tööraamistikku, vaid ka otsese suhtluse kaudu.
Neljapäevase töönädala kohta liigub ringi mitmeid valearvamusi ja müüte. Millised neist olete ise kogenud?
Annika: Kõige levinum mure on see, et kui võtame ühe tööpäeva vähemaks, siis produktiivsus ja töötulemus väheneb proportsionaalselt. Ilma töötamise viise muutmata võib see tõele vastata. Samas, kui planeerida enda tööd targalt, siis meie kogemus näitab, et produktiivsus hoopis tõuseb.
Selleks, et neljapäevane töönädal õnnestuks, on vaja leida viise korraldada tööd efektiivsemalt, näiteks vähendada koosolekuid ning leida aega tööle süvitsi keskendumiseks. Oleme näinud, et põhjalik ettevalmistus ja tööprotsesside ümberkujundamine on olulised alustalad, millele tuginedes oleme siiani edukad olnud.
Reet: Arvatakse, et neljapäev on uus reede ja töötajad teevad vähem tööd. Reaalsuses tuleb lihtsalt enda tööd efektiivsemalt korraldada. See on protsess, mis võtab aega — meil kulus üle aasta, et harjumusi lihvida ja tööprotsesse optimeerida. Nüüd sel aastal oleme saavutanud kõik eesmärgid ilma neid vähendamata ja ületunde tegemata.
Kas neljapäevane töönädal on positiivselt mõjutanud ka teie tööandja brändi? Kas olete näinud kasvavat huvi kandidaatide poolt?
Annika: Jah, üks meie mõõdikutest on kandidaatide arv ning selles osas nägime kohe alguses suurt tõusu.. Eestis oleme pikka aega tuntud olnud, aga kuna tegutseme ka Ühendkuningriigi ja USA turgudel, on neljapäevane töönädal seal värvates olnud suur lisaväärtus.
Reet: Jah, hetkel oleme nägemas trendi, kus paljud ettevõtted ei võimalda osakoormust. Samas näitavad uuringud, et töötajad eelistavad vaba aega suuremale palgale. Loomulikult on palk oluline tegur, kuid kui teenid juba kaks keskmist palka kuus, ei ole see enam esmane prioriteet.
Neljapäevane töönädal pakub osakoormuse eeliseid ning palka saad täiskoormuse eest. Lisaks 28 puhkusepäevale saad veel 52 vaba reedet aastas. See on atraktiivne väärtuspakkumine, mis ei aita ainult uusi kandidaate meelitada, vaid ka olemasolevat talenti hoida. Neljapäevaselt töönädalalt on väga keeruline minna tagasi tavapärasele töökorraldusele.
Kuidas korraldate uute töötajate sisseelamisprogrammi, kui nad on harjunud töötama viis päeva nädalas?
Annika: Sisseelamisprogramm oli üks teemadest, mida põhjalikult ettevalmistusprotsessis arutasime. Tänaseks on meil erinevad juhised ja videotreeningud, mis selgitavad meie töökorraldust ja rõhutavad, et neljapäevane töönädal ei ole iseenesestmõistetav, vaid see on meie kõigi ühise pingutuse ja järjepidevuse tulemus.
Onboardingu käigus keskendume peamiselt töökultuuri tutvustamisele ja ootuste seadmisele, samuti praktiliste oskuste juurutamisele.
Reet: Sisseelamisprogramm on väljakutse igal juhul, olenemata sellest, kas töötame neli või viis päeva nädalas. Head praktikad ja töövõtted, näiteks oma aja targalt planeerimine, mis neljapäevase töönädala juures oluline, on osa programmist. Kõik algab sellest, et oleksid teadlik, kuhu igapäevaselt oma aega kulutad. Alles siis saad teha oma töökorralduses vajalikke korrektuure.
Kui palju on neljapäevane töönädal mõjutanud töötajate hea- ning rahulolu ja kuidas te seda mõõdate?
Annika: Mõõdame töötajate rahulolu igakuiselt – küsime, kui õnnelikuna nad end Scoros töötades tunnevad. Kuigi meie rahulolunäitajad on alati olnud kõrged, on need nüüd veelgi paremad. Paljud töötajad toovad vastustes välja, et neljapäevane töönädal mojutab positiivselt nende vaimset tervist, võimaldab tegeleda rohkem hobidega ja pühendada aega perele ning aitab hoida elu tervikuna paremas tasakaalus.
Meil on olemas ka heaolu tiim ehk Well-being Squad, mis tegutseb alates esimesest aastast, mil läksime üle neljapäevasele töönädalale. See vabatahtlikest koosnev tiim keskendub erinevatele initsiatiividele ja info jagamisele, mis aitavad toetada töötajate tervist ja heaolu.
Reet: Meie heaolu näitajad on märkimisväärselt paranenud. Mõõdame seda iga kvartal läbi viidava küsitluse abil, kus uurime töötajate töö- ja eraelu tasakaalu. Vastused näitavad, et vaba päev töönädala lõpus aitab stressi maandada.
Kas neljapäevane töönädal tähendab, et neljapäevast on saanud uus reede?
Annika: See on üks suurimatest müütidest ning kogemuse põhjal võime öelda, et see ei vasta tõele. Oleme töötajatelt tagasisidet saanud, et neljapäevane töönädal aitab neil energiat säilitada ja nad ei tunne, et peaksid neljapäeval hoo maha võtma. Kolmepäevane nädalavahetus on oluline motivaator ja tekitab tiimil sisemise soovi tööasjad õigeks ajaks tehtud saada.
Reet: Pigem võib öelda, et reedest on saanud uus pühapäev. Tean juhte, kes teevad tööd pühapäeva õhtul, et uueks nädalaks valmistuda. Kui reede on vaba, saab seda aega kasutada reede hommikul. Loomulikult on ideaalne, kui kogu nädala töö saab tehtud neljapäevaks. Samas kui on midagi vaja lõpetada, on sul reede hommik selleks olemas ning nii jääb nädalavahetus täielikult sinu päralt.
Kas olete kaalunud võimalust, et töötajad saaksid ise valida, millal nad oma vaba päeva võtavad?
Annika: Enne ettevalmistusprotsessi algust viisime läbi põhjaliku küsitluse, kus muuhulgas uurisime, millist nädalapäeva tiimiliikmed vaba päevana eelistavad. Valdav enamus eelistas reedet. Pikal nädalavahetusel on palju eeliseid ja see võimaldab kindlasti paremini välja puhata. Samuti on Scoro jaoks oluline, et meil oleks maksimaalselt palju kattuvat tööaega. See aitab tegevusi paremini planeerida, seda enam, et meie puhul tulevad mängu ka erinevad ajavööndid.
Reet: Hetkel ei ole, kuigi töötajad on seda võimalust küsinud. See tekitaks lisapinget, kui ei teata, millal keegi vaba on. Soovitan alustada ühest kindlast päevast, mil kõik töötajad on vabad.
Üks teie mõõdikutest on veel koosolekute NPS skoori mõõtmine, kuidas see välja näeb ning kas te kasutate seda veel?
Annika: Töövaldkond, kus mitmeid muudatusi sisse viisime, olid koosolekud – hea koosolek on eesmärgipärane, kokkulepitud agendada jne. Muudatuste juurutamise ajal kasutasime koosolekute kvaliteedi hindamiseks Scoro tarkvara. Täna lähtume ennekõike konstruktiivsest tagasisidest.
Reet: Pärast koosolekut annavad osalejad 1-10 skaalal hinde, hinnates selle kasulikkust enda jaoks. See on hea viis tagasiside kogumiseks ja muudatuste tegemiseks. Meie koosolekud on nüüd paremini struktureeritud: osalejad teavad ette, millest räägitakse ja mis on koosoleku eesmärk. Koosolekud, mis varem võtsid tund, võtavad nüüd vaid paarkümmend minutit.
Kui väiksematel ettevõtetel ei ole ressursse kõike nii põhjalikult jälgida, aga nad soovivad neljapäevast töönädalat proovida, milliseid mõõdikuid peaks nad kindlasti jälgima?
Annika: Soovitame koguda vabas vormis tagasisidet ja jälgida töötajate rahulolu. Samas peaks iga ettevõte enda jaoks läbi mõtlema, miks nad neljapäevast töönädalat teevad ja mis on nende ettevõtte spetsiifika, et määrata, millised mõõdikud on nende jaoks olulised. Sellel ei ole üht universaalset lahendust; see tuleb kohandada vastavalt ettevõtte vajadustele.
Reet: Selged eesmärgid on kõige alus. Siiani levib arvamus, et kaugtööd ei saa lubada, sest sa ei tea, millega töötajad kodus päriselt tegelevad. Samas, kui on kindlad kollektiivsed ja individuaalsed mõõdikud paigas, pole vahet, kas töötaja teeb kaugtööd või töötab neli päeva nädalas. Oluline on juhtida ootusi ja tagada, et töötaja teab, mille poole pürgida.
Scoro protsess algas küsitlusest, kus uurisite töötajate tööharjumusi. Mida täpselt tuleks sellises küsitluses küsida?
Annika: Meie küsitlus oli tõesti pohjalik ja peamised teemad, mille kohta tagasisidet soovisime, olid seotud töökorralduse, rahulolu ning produktiivsusega. Oluline oli saada ausat sisendit, et mõista, millised tööprotsessid vajavad ülevaatamist ja uusi kokkuleppeid.
Kas on midagi, mida teeksite tagantjärele teisiti?
Annika: Ei teeks palju teisiti, aga kui midagi välja tuua, siis uute töötamise viiside juurutamist oleks saanud teha veel veelgi paremini. Uute harjumuste kujundamine võtab aega – isegi kui motivatsioon on suur, on lihtne tagasi libiseda vanadesse mustritesse.
Reet: Tagantjärele vaadates tooksime rohkem esile seda, kui kaua tegelikult läheb aega uute tööharjumustega kohanemiseks. Neljapäevane töönädal ei olnud meie jaoks koheselt edukas. Kulus üle aasta, et jõuda punkti, kus kõik eesmärgid said täidetud. See muutus ei olnud lihtne ning nõudis kohanemist, harjumuste lihvimist ja töötajate järjepidevat toetamist.
Ettevõttele, kes soovib üle minna neljapäevasele töönädalale, soovitan alustada kuu viimase reedega vabaks andmisest ja seejärel järk-järgult liikuda edasi selleni, et kaks reedet kuus on vabad, kuni lõpuks on saavutatud neljapäevane töönädal.